2004年09月23日
ネットショップの運営管理者の方へ
インターネットショップでは24時間体制で、下記のような頻雑な業務が発生します。
図ではお客様とのメールのやり取りだけをピックアップしましたが、発送した商品を間違えていたり、不備があったりすれば、当然もっと増えるはずです
このようなメールのやり取りをOutLookのようなメーラーでおこなっていると、どのお客様からのメールに返答しなければならないのか探すだけでも大変です。
お顔の見えないネットのお客様だからこそ、実店舗での対面接客以上に細かい気配りが必要です。
受注支援ソフト（DMショップ）には、お客様とのやり取りの履歴を一覧表で表示する「履歴管理」機能がありますので、お客様のハートを摑んで離さないコミュニケーションが可能となります。
詳しくは、受注支援ソフト（DMショップ）の紹介 からのエントリーをご覧ください
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2004年09月15日
受注支援ソフト（DMショップ）の紹介
受注支援ソフト（DMショップ）の機能
受注支援ソフト（DMショップ）では、インターネットショップの注文受注後の業務を軽減し、お客様との最良のコミュニケーションがはかれるよう、下記の機能を標準で装備しています。
（１） 注文メールの取込
（２） 受注データベースの自動作成
（３） 受注確認、入金確認、発送通知、問合せ応答など、各種メールの受発信
（４） 運送会社の配送伝票へのプリンタ印刷（ヤマトB-2、佐川E飛伝、日通対応）
（５） アドレス帳、メーリングリストなどへの登録と、メールの一斉配信
（６） 他のソフトへの連携のための「CSVファイル」の出力（弥生販売対応）
（７） 受注から入金、発送までの進捗管理
（８） その他
注１） 注文メールの自動取り込みについて
受注支援ソフト（DMショップ）では、ネットショップ開店支援ソフト（DMショップ）で作られた商品ページにあるショッピングカートシステムからの注文メールと、ヤフーオークションショップの皆様が使われているメーラーである「ユードラ」で受信した落札メール（PGP暗号化）の自動取り込みを行います。
また、メール解析フィルタを通して自動取り込みが可能な注文メールなどが、自動取り込みの対象となります。
それ以外のお買い物籠システムからの注文メールについては、開発元の株式会社パロスが個別に対応し、自動取り込みが行えるようカスタマイズいたしますので、本システムを導入前にご相談ください。
投稿者 carry_777 : 11:49 | コメント (0)
受注支援ソフトの起動
「スタート」から「すべてのプログラム」に「DMショップ」がありますので選択してください。受注支援ソフト（DMショップ）が起動します。
簡単な画面の説明
受注支援ソフト（DMショップ）が起動すると、TOP画面が表示されます。
TOP画面は「メール一覧」画面となります。受注支援ソフトは、以下の８つの画面を持っています。
（１）メール一覧
（２）受注一覧
（３）一斉送信
（４）メーリングリスト
（５）アドレス帳
（６）文章マスタ
（７）アカウント
（８）基本情報
受注支援ソフトの機能は、画面ごとに操作できるようになっています。それぞれの画面を表示するには、画面の上部にあるメインメニューボタンをマウスでクリックしてください。
投稿者 carry_777 : 11:45 | コメント (0)
業務の流れと受注支援ソフトの機能
受注支援ソフト（DMショップ）はメーラーとしての機能を持っていますので、Eメールの受信、送信ができます。
ネットショップ様では注文用のメールアドレス、問い合わせ用のメールアドレス、ネットショップ管理者宛のメールアドレスなど、複数のメールアドレスを持っておられると思いますが、それら宛のすべてのメールを受信できるようになっています。
受注支援ソフト（DMショップ）では、あらかじめ設定したメールアドレスからのメールを受信するようにしてありますが、ネットショップ様のメールアドレスを追加して受信することも可能です。
（詳しい設定の方法は、『アカウント』設定の章を参照ください）
受注支援ソフト（DMショップ）の機能を使いこなす方法は色々ありますが、ここでは、実際の業務の流れに沿った形で説明します。
一般的なネットショップ様の場合、注文受注から商品のお客様への納品までは以下のようになると思われます。
（１） インターネットショップの商品ページからの注文
（２） 注文メールの受信
（３） 注文をいただいたお客様へのお礼メールの発信（商品代金のお支払方法や出荷日時にご案内などの連絡を含む）
（４） お客様からの支払通知メール、あるいは問合せメールの受信
（５） それに対する返事のメールの発信
（６） 入金確認
（７） 商品出荷および出荷案内メール発信
（８） 商品出荷
（９） 商品到着確認メールないしは、お礼メールの発信
（１０） 未入金、未発送、完了確認などの進捗管理
次章より、業務携帯にあわせて受注支援ソフト（DMショップ）の機能を説明します
投稿者 carry_777 : 11:41 | コメント (0)
メール受信とアドレス帳への登録
メール一覧の画面構成を説明します。
①は受信および発信したメールの一覧表です。
②はメールの一覧表の中から選択されたメールの内容を表示します。
③はメールの受信ボタン、新規メールの作成ボタン、返信メールの作成ボタン、受信設定ボタンが配置されています。
④は「アカウント」に設定されたメールアドレスのフォルダです。メールフォルダとは別に「処理完了」や「ゴミ箱」などのフォルダを作成することもできます。
メールの受信は③にあるメールの受信ボタンをクリックすることでおこないます。受信のタイミングは受信設定ボタンで設定します。
投稿者 carry_777 : 11:38 | コメント (0)
受信設定
受信設定ボタンをクリックすると図のような「受信設定ダイヤログ」が表示されます。「自動で受信する」のチェックボックスをマウスでクリックすると、「受信間隔」の入力ボックスに数字が入力できます。10分間隔で受信をしたい場合は、「受信間隔」の入力ボックスに「１０」を入力してください。
10分ごとにメールサーバーにアクセスし、メールがあれば受信します。「自動で受信する」のチェックボックスのチェックをはずすと手動となります。メールの受信をしたいときにメールの受信ボタンをクリックするとメールサーバーにアクセスし、メールがあれば受信します。
④ はメールアドレスごとのフォルダです。受注支援ソフト（DMショップ）で取り扱うメールアドレスごとに受信と送信の２つのフォルダを持っています。
投稿者 carry_777 : 11:36 | コメント (0)
受発信フォルダ
青い矢印が受信フォルダで、赤い矢印が送信フォルダです。
図では２つのメールアドレスを管理しています。注文用メールアドレスと問合せようメールアドレスです。いずれかのフォルダをマウスで選択すると、TOP画面の①メールの一覧表や②の内容表示が、それに合わせて表示されます。
①のメール一覧表には1件、１件の送信者や件名（サブジェクト）、受信日時などの表示のほかに、アドレス帳への登録の機能があります。
投稿者 carry_777 : 11:28 | コメント (0)
人物マーク
メール一覧の左に「既」項目がありますが、人物マークがあるメールは送信者が既にアドレス帳への登録が済んでいるお客様からのメールであることを示しています。
人物マークが無いメールはアドレス帳への登録が済んでいませんので、アドレス帳への登録をおこなっておきましょう。
投稿者 carry_777 : 11:26 | コメント (0)
新規登録ボタン
「既」項目をマウスでダブルクリックすると、アドレス帳登録の画面が表示されます。
画面下にある新規ボタンをクリックすると、アドレス帳への登録画面が表示されます。
投稿者 carry_777 : 11:23 | コメント (0)
アドレス帳への登録
注文メールの場合は、メールアドレス、お客様のお名前、住所、電話番号などの情報が表示されますので、①の新規ボタンをクリックします。ただし、注文メール以外の問合せメールなどの場合は、メールアドレスの情報しか表示されません
（この画面では、同一のメールアドレスでお名前の違うメールや同一の住所などのメールが一覧表として表示されることがあります。これは職場の仲間などで同じメールアドレスを使って複数の人が注文してきたり、ご家族の人が注文をしてくるケースが考えられますので、いままで受け取ったメールアドレス、名前、住所、電話番号などに類似のものがあったら一覧として表示するようになっています。この機能の詳細な説明は、アドレス帳登録についての章を参照してください）
①の新規ボタンをクリックすると図の画面が表示されます。
アドレス帳への登録は、登録するサイにグループに分けて登録できるようになっています。また、受注支援ソフト（DMショップ）では、メーリングリストを使って複数のメールアドレスへのメール一斉送信の機能がありますので、メーリングリストへの登録も同時にできるようなっています。
顧客番号については自動採番で受注支援ソフト（DMショップ）が番号をつけます。他のソフト（顧客管理ソフトや販売管理ソフトなど）で形式が決まっている顧客番号がある場合には入力できるようになっています。
登録ボタンをマウスでクリックするとアドレス帳への登録ができます。登録が終わったら、TOP画面へ戻ります。
投稿者 carry_777 : 11:21 | コメント (0)
注文内容の確認
TOP画面の①メールの一覧表には、お客様からの注文メールと問合せなどのその他のメールを区別するようになっています。
注文メールは件名の項目に、【００００００２３】注文メール のように黄色で表示されます。
件名をマウスでダブルクリックすると、受注の登録の画面が表示されます。注文メールに記載されているお客様名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスなどとご注文いただいた商品名がメールから取り込まれています。
ここでは、内容を確認したら画面右下の「閉じる」ボタンをクリックしてください。受注の登録の詳細については、受注一覧の章で説明します。
投稿者 carry_777 : 11:01 | コメント (0)
問合せメールなどへの返信について
注文メール以外の問合せメールなどへの返信は、このメールの一覧からできるようになっています。返信が必要なメールを①のメールの一覧表から選択しておき、③のボタン群の中にある「返信」ボタンをクリックすると、送信の画面が表示されます。
この画面の上には、御社のメールアドレス、問合せをしてきた人のメールアドレス、件名等が自動的に書き込まれています。
投稿者 carry_777 : 10:59 | コメント (0)
問合せメールなどへの返信について②
本文には、問い合わせ内容がそのまま「＞」付で記入されています。この本文は他のメーラーと同じように自由に返事をかけます。
注文してから商品が届くまでの日数や代金の支払い方法など、よくあるお問合せなどの場合は、返事も同じようなものになります。毎回毎回同じ文面を入力するのも面倒ですので、定型化した文章を「雛形」として利用できるようにしてあります。
返信の画面にある文章の選択①をクリックすると、文章の選択画面が表示されます。この文章の選択画面には、あらかじめ一般的につかえるような文章が入れてあります。
選択画面の左にあるカテゴリから「０９」メール 問合せ・意見をマウスでクリックすると２つの雛形文章が表示されます。いずれかをマウスでクリックして画面下にある「選択ボタンをクリックすると、選んだ文章が返信の画面に取り込まれます。
文章中にある「｢｢会社名｣｣ ｢｢所属部署｣｣ ｢｢名前｣｣ 様」や｢｢自社_会社名｣｣ ｢｢自社_ホームページURL｣｣ ｢｢自社_郵便番号｣｣ ｢｢自社_住所｣｣ ｢｢自社_TEL｣｣｢｢自社_FAX｣｣などの「「 と 」」 で囲まれたものはシステムが自動で書きます。
返事の入力が終わったら、返信の画面に右上にあるタグ変換ボタン②のボタンをクリックしてください。
｢｢自社_会社名｣｣ ｢｢自社_ホームページURL｣｣ ｢｢自社_郵便番号｣｣ ｢｢自社_住所｣｣ ｢｢自社_TEL｣｣｢｢自社_FAX｣｣などが、会社名などに変わります。
メールを送信するには、送信ボタン③をクリックします。
雛形文章の詳しい説明は、文章マスタの章を参照ください。
投稿者 carry_777 : 10:56 | コメント (0)
ヤフーオークションメールの取込
ヤフーオークションショップとして出店されている場合、ヤフーのオークションマネージャーで管理できる落札入力フォームを使われていると思います。
ご存知のように、落札者が落札入力フォームに必要事項を入力して送信すると、ヤフーからPGPでの暗号化されたメールとして届きます。
このメールは暗号化されていますので、解読するためにPGPの設定とメーラーとして「ユードラ」を使用するように指導されます。
受注支援ソフト（DMショップ）では、残念ながらPGP暗号の解読機能はありませんので、落札メールはユードラで受信していただくことになります。
落札メールを受注支援ソフト（DMショップ）に取り込むには、以下の手順でおこないます。
（１） ユードラで落札メールの取込
（２） ユードラでメール本文を開く（暗号化されている文章が解読されます）
（３） 本文をマウスでクリックし、CTRL＋A（CTRLキーを押しながら同時にAキーを押す）、これで本文全体を選択したことになります
（４） そのままの状態で CTRL＋C を押す（全文をコピーします）
（５） 受注支援ソフト（DMショップ）に戻り、メール一覧の画面にある「メール取込」ボタンをクリックする
（６） メール取込の画面が表示されますので、画面上にある「取込形式」をYahooオークションメールにしてから、本文中にマウスを移動してクリックし、本文の書込みができる状態にして CTRL＋V を押す
（７） 落札メールが受注として取り込まれます。
このように文章にすると手順が複雑のように思えますが、実際は図にありますようにステップ１、ステップ２、ステップ３の3手順で落札メールの取込ができます。
ユードラと受注支援ソフト（DMショップ）を同時に起動しておいておこなうと簡単です。
落札メールの取込後は、注文メールとしてメールの一覧に表示されますし、受注の確認画面でどのように取り込まれているかを確認することもできます。
投稿者 carry_777 : 10:51 | コメント (0)
取り込み後の受注画面
投稿者 carry_777 : 10:50 | コメント (0)
受注後の処理
受注後の配送伝票印刷や発送通知メールの送信などについて
受注管理ソフト（DMショップ）のメインメニューにある「受注一覧」ボタンをクリックすると、受信したメールの中から注文メールだけを受注物件として受注データベースに登録した画面が表示されます。
投稿者 carry_777 : 10:43 | コメント (0)
受注一覧の画面では、受注となった物件を一覧表で表示しています。受注一覧の画面には、「新規」ボタンから「弥生販売」ボタンまで、それぞれの機能があります。
受注物件の内容を確認するには物件の左端にある受注番号をマウスでクリックします。
注文メールに記載されている、お客様名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスなどと、ご注文いただいた商品名、数量、単価、金額などが物件として登録されています。
この受注の登録画面では、お客様の注文に関しての追加情報の登録をおこないます。
投稿者 carry_777 : 10:41 | コメント (0)
配送会社の選択①
最初に、配送会社と伝票種類の選択①をおこないます。配送業者のリストボックスにあるリストボタンをマウスでクリックすると、登録済みの配送会社が表示されますので、いずれかの会社を選択してください。
次の配送伝票のリストボタンをクリックすると、選ばれた配送会社の専用伝票が表示されますので、どの伝票にするか選択してください。
クロネコの「B-2」や佐川の「e飛伝」などのレザーやインクジェットプリンタへ配送伝票を印刷する場合は、小包番号の入力は必要ありませんが、配送株式会社の専用複写伝票を使う場合は、あらかじめ荷物番号が印刷されていますので、小包番号欄に入力します。
小包番号項目の右横にある追跡ボタンは、インターネット上の各配送会社の「荷物お問合せページ」を表示させる機能を持っています。インターネットの各社の専用ページが表示されたら荷物番号を入力すると、現在荷物の配達状況がどのようになっているかわかります。
投稿者 carry_777 : 10:38 | コメント (0)
商品一覧②
商品一覧②には、お客様からの注文商品が記載されています。注文内容に変更や追加があれば修正ができます。また、送料などの金額を入力できます。商品名はリストボックスとなっており、リストボタンをクリックすると追加明細名の登録画面が表示されます。
この追加明細の登録画面は、簡単な商品データベースとなっていますので、商品NOや明細（商品）名、単価、数量などが登録できます。ここに送料や代引き手数料などを登録しておくと、商品一覧に追加できるようになっています。
注文金額の合計は、税抜き金額、消費税、税込み金額として、商品一覧の最下部に表示されます。
投稿者 carry_777 : 10:37 | コメント (0)
進捗管理③
お客様からの注文が、現在どの工程にあるかを記録しておくことで注文の進捗管理ができます。進捗区分は、図のように注文をいただいたお客様への「ご注文確認メール発信」から「注文の取り消し」まで9段階で管理するようになっています。
この進捗管理があまり細かすぎるようであれば、進捗区分を変更することもできるようになっています。
変更の詳しい説明は、基本情報の章を参照ください。
受注区分と支払方法については、メールでの注文の場合、メールの本文から自動的に取り込みますが、メール以外の電話、FAXなどによる注文の場合は、新規受注として受注を作りますので、入力していただくことになります。
投稿者 carry_777 : 10:34 | コメント (0)
出荷日付④
注文の商品の出荷日が決まっているようであれば、出荷日付を入力します。出荷日付の右横のリストボタンをクリックするとカレンダーが表示されますので、日にちを選択してください。この出荷日付はお客様への出荷案内メールや配送伝票の出荷日に利用されますので、出荷日が決まったら必ず、入力しておいてください。
受注の詳細を入力し終わったら、画面左下の「登録」ボタンをクリックし、情報を登録します。このボタンをクリックせずに画面右下の「閉じる」ボタンをクリックすると、「キャンセル終了しますか」と確認ダイヤログが表示されます。「登録」ボタンをクリックし忘れている場合は、いったん「いいえ」をクリックして、あらためて「登録」ボタンをクリックしてください。
なお、この受注物件の内容確認画面には依頼主の名前、住所などの項目のほかに、お届け先の名前、住所などが入力できるようになっています。これは、顧客様からの注文がお中元であったり、お歳暮である場合は注文主と届け先が違ってきますので、配送伝票もそれに応じて届け先、発送人を変える必要があるからです。
お届け先の項目の上に「依頼主の住所を伝票に依頼主に印刷」チェックボックスがありますので、これをクリックしておくと配送伝票に反映します。
投稿者 carry_777 : 10:31 | コメント (0)
受注一覧の個別機能
受注一覧の画面には、「新規」ボタンから「弥生販売」ボタンまで、それぞれの機能があります。
（１）「新規」ボタン
電話やFAXなどからの注文を作ります。当然、お客様名や住所、商品などは手入力となります。
（２）「複写」ボタン
既にある受注を使って新しい注文を作ります。電話やFAXなどのリピータのお客様の注文を受けたとき、すでにあるそのお客様の以前の受注を使って複写します。お客様名や住所などを再入力する手間が省けます。
（３）「削除」ボタン
受注を削除します。いったん削除した受注は復活しませんので注意してください。
（４）「CSV出力」ボタン
受注の明細をCSV形式のファイルとして書き出します。受注行をクリックして「CSV出力」ボタンをクリックすると、選択されている行が出力されます。複数の受注を対象にするには、シフトキーを押しながらクリックします。
（５）「印刷」ボタン
受注書、受注一覧、納品･請求・受領書（専用１）、納品書（専用２）の４タイプの帳票が印刷できます。納品･請求・受領書（専用１）と納品書（専用２）については、株式会社パロスの提供する専用用紙への印刷が対象となります。
（６）「配送伝票」ボタン
受注の明細画面で、配送会社と配送伝票の種類を選択をしておくことで、その配送株式会社専用伝票への印刷をおこないます。
クロネコの「B-2」と佐川の「e飛伝」、日通のペリカン送り状発行システムについては、別に章を設けましたので、そちらを参照ください。
（７）「メール送信」ボタン
受注一覧の画面からもお客さまへメールを送信できます。メール一覧画面にある「返信」ボタンでもメールの送信ができますが、この受注一覧にある「メール送信」の機能は、複数のお客様への一斉送信ができるようになっています。
投稿者 carry_777 : 10:27 | コメント (0)
お客様へ商品発送の連絡メールを出す際に、図のように発送日が同じ複数の受注をマウスでクリックして、「メール送信」ボタンをクリックすると、それぞれのお客様のメールアドレスが送信先として選択されます。
メールの文面は、文章マスタにあらかじめ登録されたものを使えます。（詳細は「問合せメールなどへの返信について」の章を参照してください）
投稿者 carry_777 : 10:26 | コメント (0)
（８）「一括進捗」ボタン
お客様の注文内容を確認するには、受注の登録画面を表示するしかありませんが、進捗や出荷日付、配送株式会社、伝票種類などが同一の受注に関しては、一度に複数の受注を対象に進捗の設定ができるようになっています。
複数の受注をマウスでクリックしてから「一括進捗」ボタンのクリックすると、一括進捗の設定画面が表示されます。この画面で進捗区分や入金日付などを設定すると、選択されている受注物件に設定が反映されます。
（９）「完了」ボタン
商品の発送を終わり、入金の確認なども終了した受注をクリックして「完了」ボタンをクリックすると、受注一覧の画面の未完了から完了へ移動します。受注が多くなると完了、未完了を含めて一覧表に表示されると、画面をスクロールさせて受注物件を探さなければなりませんので、完了した受注は「完了」ボタンで未完了から完了へ移動させておきましょう。
投稿者 carry_777 : 10:21 | コメント (0)
（１０）「履歴表示」ボタン
お客様とのメールのやり取りを表示するボタンです。お客様からの注文メール、お客様へ出した注文お礼メール、お客様からの入金通知メール、その確認メール、商品の集荷通知メールなど1人のお客様とのメールのやり取りは多岐にわたりますが、そのすべてを履歴は表示一覧表で表示してくれます。
この「履歴表示」ボタンは、お客様へのご返事遅れや連絡ミスをなくすために特別につけられた機能です。
最近は1人で複数のメールアドレスを持つのが普通ですので、お客様が以前と違うメールアドレスで注文をされてきても、履歴表示の機能を使うとすぐに判るようになっています。
図では、１）お客様からの注文メール ２）お礼と入金方法連絡メール ３）お客様からの振込み通知メール ４）商品の出荷案内メール のやり取りが示されています。
（１１）「タックシール」ボタン
年賀状や残暑見舞い、特別セールのDMなど、郵便で各種の案内を出すときに、お客様のお名前や住所をタックシールに印刷する機能です。タックシールは市販のタックシール用紙が利用できます。
（１２）「弥生販売」ボタン
弥生株式株式会社の販売管理ソフトである「弥生販売」へ受注データを渡す機能です。詳しくは、弥生販売へのデータ引渡しの章をごらんください。
投稿者 carry_777 : 10:17 | コメント (0)
基本情報
基本情報は、御社のインターネットショップの名前や住所、URL、メールアドレスなどの基本的な情報を登録するのと同時に、進捗区分や受注区分などを御社の業務内容にあわせて設定する画面です。
詳細は、基本情報の登録の章を参照ください。
投稿者 carry_777 : 10:14 | コメント (0)
アカウント
アカウントでは、御社で使用されている注文受信用メールアドレスや問合せ用メールアドレスなどの登録をおこないます。
受注支援ソフト（DMショップ）では、株式会社パロスの提供するインターネット上のダミーショップである「ショップパロス」の注文用メールアドレスと問い合わせ用メールアドレスが設定されています。
上記のURLをインターネットエクスプローラなどのブラウザソフトで見ていただくと、ダミーショップである「ショップパロス」が表示されます。
このショップパロスでの注文や問合せをおこなうと、受注支援ソフト（DMショップ）に注文メールや問合せメールとして受信できます。
受注支援ソフト（DMショップ）の実際の機能を確認できますので、実際に注文などをおこなってみてください。
御社の注文用メールアドレスや問い合わせ用メールアドレスを、このアカウントの登録画面で登録するとメールの受信ができますが、本格的な運用をおこなうまでは、「サーバーにメールのコピーを置く（メール受信後もメールサーバーに残します）」のチェックボックスをクリックしておいてください。
このチェックが外れていると、受注支援ソフト（DMショップ）でメールを受信するとメールサーバーからは、受信したメールを削除してしまいます。
投稿者 carry_777 : 10:10 | コメント (0)
アドレス帳
メール一覧の画面の右上にあるメールの一覧表にある「既」項目に人物マークがあると、アドレス帳の登録済みのお客様です。この人物マークが無い場合はアドレス帳に未登録であることを示していますので、アドレス帳への高禄をおこないます。
メール一覧の画面でのアドレス新規登録の方法は、注文メール、問合せメールなどの受信とアドレス帳への登録の章で説明しました。
ここでは、メインメニューのアドレス帳の機能説明をおこないます。
投稿者 carry_777 : 10:05 | コメント (0)
投稿者 carry_777 : 10:04 | コメント (0)
アドレスのグループ分け
受注支援ソフト（DMショップ）でのメールアドレスの登録は、グループに分けて登録できます。無論、グループ分けの必要が無い場合もありますが、その場合は1つだけグループ名を作ってすべてのメールアドレスをそのグループに登録することになります。
グループを作るには、アドレス帳の画面のグループボタン（図では①）をクリックします。
新しいグループを作るにはグループ名の下にあるテキストボックスにグループ名を入力して新規ボタンをクリックします。このグループ名の登録では表示の順番も入れ替えることができます。
投稿者 carry_777 : 10:01 | コメント (0)
メールアドレスの検索
登録済みのメールアドレスを検索する場合は、アドレス帳の画面の右上に検索用のキーワードを入力する名前／フリガナから顧客区分までの項目があります。
いずれかの項目に入力して「絞込み」ボタンをクリックすると該当するメールアドドレスが表示されます。
投稿者 carry_777 : 09:59 | コメント (0)
アドレス帳の機能一覧ボタン
アドレス帳の画面の左下には、新規からタックシールまでのボタンがあります。
新しいメールアドレスを手入力で登録する場合は、新規ボタンをクリックします。
複写ボタンは、既存のメールアドレスを利用して新しいメールアドレスを作るときに使用します。
削除ボタンは不要となったメールアドレスを削除するときに使用します。グループの変更ボタンは、登録済みのメールアドレスを他のグループに移動するときに使用します。
アドレス帳に登録済みのメールアドレスの情報を、CSVファイルして書き出す必要があるときに使用するのかCSV出力ボタンです。逆に、他のメーラーなどのソフトで書き出したメールアドレスの情報をCSVファイルとして取り込む場合には、CSV読込ボタンを使用します。
CSVファイルの読込の際は、受注支援ソフト（DMショップ）のアドレス帳の項目並び順にあわせておく必要があります。
読込の項目並び順の詳細については、付録 CSVファイルの構造を参照してください。
履歴表示ボタンとタックシールボタンは、受注一覧の画面下にある履歴表示ボタンと同じ機能です。
最後のB-2メール便ボタンは、クロネコヤマトの配送伝票印刷ソフトとである「B-2」から、お客様情報を読み込む際に使用します。これは、「B-2」が正確な住所管理をおこなっていますので、そのデータをアドレス帳の顧客情報に反映させるための機能です。
お客様が注文する際に入力した郵便番号と住所が一致しないケースは多々ありますが、そのまま注文メールとして読み込んで、その後の処理（配送伝票印刷B-2出力やアドレス帳登録など）を受注支援ソフト（DMショップ）でおこなったとします。
「B-2」では、郵便番号と住所が違う場合は入力エラーとなります。したがって間違っている郵便番号あるいは住所を修正した後、受注支援ソフト（DMショップ）のアドレス帳に反映させるための機能です。
詳細な使用方法については、付属 B-2メール便ボタンの使用法を参照してください。
投稿者 carry_777 : 09:56 | コメント (0)
文章マスタ
受注支援ソフト（DMショップ）のメインメニューの最後は、文章マスタです。この文章マスタはメールを出す際の雛形としての文章を作成したり、修正するものです。
受注支援ソフト（DMショップ）には、あらかじめメールのヘッダ／フッタから、販売促進までの雛形文章が用意されています。
雛形文章中には、受注支援ソフト（DMショップ）が持っている自動編集項目が組み込めるようになっています。
投稿者 carry_777 : 09:53 | コメント (0)
自動編集項目の組み込み方
文章一覧の中から適当なものを選んで、変更項目をクリックすると雛形文章が表示されます。雛形文章の左には自動編集項目として、自動編集項目の一覧が表示されています。自動編集項目は「自社＿会社名」から「入金コメント」までの５２個があらかじめ用意されています。
この自動編集項目の使用方法は、雛形文章の適切な場所に自動編集項目を挿入することでおこないます。
例えば、下記のような「注文の受付けメール」がありますが
雛形文章の冒頭にある ｢｢会社名｣｣ ｢｢所属部署｣｣「「名前」は、お客様の情報を記載する場所として設定されます。したがって、この雛形文章を使用してお客様へ返信メールを出すと、メールを送るお客様の情報が自動的に文章中に組み込まれます。
複数のお客様へのメールを出す場合でも、この雛形文章を使用するとそれぞれのお客様の名前が入ったメールが個別に発信されることになります。
前記の雛形文章にある ｢｢注文商品内容｣｣ ｢｢支払方法｣｣も同様にお客様個別の注文商品や支払方法がメールに記載されます。
投稿者 carry_777 : 09:49 | コメント (0)
雛形文章の新規作成・変更
雛形文章群に適切な文章が無かった場合は、文章マスタ画面の下にある「新規」ボタンをクリックします。
文章登録の画面が表示されます。文章タイトルのテキストボックスには、作った雛形文章の識別ができるような名前をつけます。
その下の件名は、この雛形文章を使ったメールを発信するときのサブジェクト（件名）になります。
文章内容のテキストボックスは簡易エディタとなっていますので、文章の入力ができます。文章中に左の自動編集項目から必要な項目を入れたい場合は、挿入する位置をマウスでクリックしておき、自動編集項目から必要なものを選択して「挿入」ボタンをクリックすします。
自動編集項目の先頭である「自社＿会社名」から「自社＿E-Mail」までは、メインメニューの「基本情報」の項目のデータです。
「注文番号」から「入金コメント」まではメインメニューの受注一覧に登録されている注文メールからの情報です。
（ただし、「名前」から「備考」まではアドレス帳の登録情報も使用します）
雛形文章の変更も、新規作成と同様に文章登録の画面からおこないます。操作方法は新規の場合と同じで、文章を修正・変更する、足りない自動編集項目を挿入するなどの操作をおこないます。
作業が終了したら、必ず画面下にある「登録」ボタンをクリックしてください。この「登録」ボタンをクリックしないと保存されません
投稿者 carry_777 : 09:39 | コメント (0)
メーリングリスト
受注支援ソフト（DMショップ）には、メーリングリストに登録したお客様へ各種の案内メールを一斉同報送信する機能があります。
メーリングリストは、アドレス帳と同様にグループが作れるようになっています。メーリングリストグループ名は、アドレス帳のグループ名と違った名前を付けることができます。
グループ名の登録の方法はアドレス帳と同様です。
投稿者 carry_777 : 09:33 | コメント (0)
まず、メーリングリストのグループ名をクリックして画面左下にある「アドレス追加」ボタンをクリックするとアドレス帳が表示されます。
投稿者 carry_777 : 09:32 | コメント (0)
投稿者 carry_777 : 09:30 | コメント (0)
先に説明したアドレス帳と若干スタイツが違いますが、どのお客様をグループに登録するかを簡単にできるように省略されています。
画面上のアドレス帳のグループを選択すると、そのグループに登録されているお客様の一覧が表示されますので、メーリングリストのグループに登録したいお客様を選択します。
一度にすべてのお客様を登録するのであれば、一番上のお客様の行をクリックしておき、最後のお客様の行をShiftキーを押しながらクリックするとすべてが選択できます。
また、飛び飛びに間を置いて選択するにはCtrlキーを押しながらクリックします。グループに登録するお客様を選択したら、画面の下にある「選択」ボタンをクリックすると、メーリングリストの画面に戻って、いま選択したお客様のリストが一覧表に表示されます。
投稿者 carry_777 : 09:27 | コメント (0)
一斉送信
メーリングリストへのお客様の登録が終了したら、いつでも一斉同報送信ができます。一斉送信は送信する文章をあらかじめ準備しておくか、文章マスタの雛形に登録しておきます。
投稿者 carry_777 : 09:26 | コメント (0)
投稿者 carry_777 : 09:25 | コメント (0)
メインメニューの「一斉送信」ボタンをクリックすると、一斉送信の画面が表示されます。最初の画面は、これまでの送信履歴を表示しています。どのような内容の文章をどのグループ宛で送信をおこなったかを確認したい場合は、一覧表の左端の「送信内容」項目をクリックすると、内容が表示されます。
新しくメーリングリストのグループ宛で一斉送信をおこなう場合は、画面下にある「新規」ボタンをクリックしてください。
投稿者 carry_777 : 09:24 | コメント (0)
投稿者 carry_777 : 09:23 | コメント (0)
一斉送信（２）
メーリングリスト送信の画面が表示されます。画面の左上にはメーリングリストのグループ名①が表示されていますので、どのグループ宛で送信するのかをグループ名をクリックして決めます。
グループ名を選択すると宛先欄に登録されているお客様の名前とメールアドレスが表示されます。選ばれたグループに登録されているお客様全員を一斉送信の対象とするには、画面下のボタン②の中から「全選択」ボタンをクリックします。
宛先欄に登録されているお客様すべてのチェックボックスにチェックマークがついて、一斉送信の対象になったことがわかります。
同じグループ内でも、ある特定のお客様達を一斉送信の対象にする場合は、Ctrlキーを押しながらお客様の名前をクリックし、最後に「一括選択」ボタンをクリックすると、それらのお客様のチェックボックスにチェックマークがついて選択されたことがわかります。
送信する文章は、メモ帳などで書いたものを準備しておくか、文章マスタの雛形を利用して作成します。
詳細は、メインメニューの「メール一覧」、「受注一覧」の章でのメール送信を参照してください。
送信する文章ができたら、画面下の「送信」ボタン③をクリックします。選ばれているお客様のメールアドレス宛で順番にメールが送信されます。